Política de Privacidad

1 Responsable del Tratamiento de Datos

SSP Autómata S.A.S. es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de su sitio web, canales de contacto, paneles privados y las soluciones tecnológicas que desarrolla e implementa para sus clientes.

2 Alcance de Esta Política

Esta política aplica para:

• Visitantes del sitio web sspautomata.com.
• Personas que nos contactan por correo, formulario o WhatsApp.
• Clientes que contratan servicios de desarrollo, chatbots, automatización o suscripción.
• Usuarios de los paneles y dashboards provistos por la Compañía.

El tratamiento de datos de los usuarios finales de las soluciones que un Cliente despliega (por ejemplo, quienes escriben a un chatbot del Cliente) se rige por la política del propio Cliente, quien actúa como responsable; SSP Autómata actúa como encargado según la Sección 6.

3 Datos que Recopilamos

Recopilamos únicamente la información estrictamente necesaria para prestar y operar el servicio.

3.1 Datos de contacto e identificación

• Nombre, correo electrónico y número de teléfono/WhatsApp.
• Datos de la empresa del Cliente cuando aplique (razón social, NIT).

3.2 Datos de facturación

Los pagos se realizan mediante enlace de pago a transferencia/consignación bancaria a través de Bold. SSP Autómata S.A.S. no almacena datos de tarjetas de crédito ni información financiera sensible en sus servidores.

3.3 Datos operativos del servicio

Para configurar y mantener las soluciones, se pueden tratar credenciales de acceso, contenidos y configuraciones que el Cliente suministra voluntariamente para el funcionamiento de su solución.

3.4 Datos de navegación (automáticos)

Al navegar por el sitio web, se pueden recopilar automáticamente: dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, tiempo de permanencia y frecuencia de visitas, para mejorar la funcionalidad del sitio y analizar tendencias de uso.

4 Finalidad del Tratamiento

La información recopilada se utiliza exclusivamente para:

• Atender solicitudes de contacto, cotizaciones y soporte.
• Prestar los servicios de desarrollo, automatización y suscripción contratados.
• Gestionar pagos, renovaciones y facturación electrónica.
• Configurar, operar y mantener las soluciones del Cliente.
• Mejorar técnicamente el sitio y los servicios (datos anonimizados).
• Cumplir obligaciones legales, contractuales y tributarias.

5 Almacenamiento y Conservación

• Los datos se almacenan en servidores propios o de proveedores de nube contratados por la Compañía.
• Los datos de contacto y de clientes se conservan mientras dure la relación comercial y por los plazos legales aplicables.
• Los datos operativos se conservan mientras sean necesarios para prestar el servicio; al terminar la relación pueden eliminarse a solicitud del Cliente, salvo obligación legal de conservación.

6 Encargados y Servicios de Terceros

Para operar, la Compañía se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento, entre ellos: pasarela/procesador de pagos (Bold; en el futuro podría añadirse Mercado Pago u otros), proveedores de infraestructura y nube (VPS/hosting), proveedores de modelos de inteligencia artificial, y plataformas de mensajería (p. ej. WhatsApp/Meta) cuando la solución del Cliente las utilice.

Ninguno de estos proveedores está autorizado para usar los datos para fines distintos a los descritos en esta política.

En particular, el contenido de las conversaciones que se envía a proveedores de modelos de inteligencia artificial se utiliza únicamente para generar la respuesta de la solución contratada por el Cliente, y no se utiliza para entrenar modelos.

7 Chatbots y Canales de Mensajería

• Cuando la Compañía implementa chatbots o agentes de IA, el tratamiento de las conversaciones se realiza para operar la solución contratada por el Cliente.
• El uso de canales como WhatsApp se rige adicionalmente por las políticas y condiciones de Meta.
• Respecto de los usuarios finales que interactúan con la solución de un Cliente, dicho Cliente es el responsable del tratamiento; SSP Autómata actúa como encargado.
• Cuando un Cliente conecta su Página de Facebook y su cuenta profesional de Instagram (mediante Facebook Login for Business), la Compañía accede solo a: los mensajes que las personas envían a esa Página por Messenger o a esa cuenta por Instagram Direct, los comentarios en sus publicaciones, el nombre o usuario público de quien escribe, y los identificadores de la Página y de la cuenta. Se usan únicamente para mostrarlos en la bandeja del Cliente y responder, con el asistente de IA o con una persona del equipo del Cliente.
• No se publica contenido sin que el Cliente lo escriba o lo apruebe, no se escribe a personas que no hayan contactado primero al Cliente, y estos datos no se usan para publicidad ni se venden.
• El Cliente puede revocar el acceso en cualquier momento desde Facebook → Configuración → Integraciones comerciales → SSP Autómata Social → Quitar. Al revocarlo, o cuando el Cliente lo solicite, se eliminan el token de acceso y, a solicitud, las conversaciones y comentarios guardados (ver sección 5).

8 Uso de Cookies y Tecnologías Similares

SSP Autómata S.A.S. puede utilizar cookies y tecnologías similares para:

• Mantener sesiones y autenticar usuarios en los paneles.
• Analizar tendencias de uso y comportamiento de navegación.
• Mejorar la funcionalidad del sitio.

El usuario puede configurar su navegador para rechazar cookies, aunque esto puede afectar la funcionalidad del servicio.

9 Confidencialidad

SSP Autómata S.A.S. se compromete a:

• No vender datos personales bajo ninguna circunstancia.
• No comercializar la información de los usuarios ni de los clientes.
• No transferir datos a terceros con fines publicitarios.

El acceso a la información del Cliente solo ocurre para prestar el servicio, dar soporte autorizado o corregir errores técnicos.

10 Seguridad de la Información

• Conexiones HTTPS/TLS cifradas en el sitio y los paneles.
• Acceso restringido a servidores mediante credenciales seguras.
• Segregación de datos por cliente cuando aplica.
• Monitoreo de servidores para detección de incidentes.

En caso de incidente de seguridad que afecte datos personales, SSP Autómata S.A.S. notificará a la SIC y a los titulares afectados en los términos de la ley.

11 Derechos del Titular

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el titular tiene derecho a:

• Conocer los datos personales almacenados sobre su persona.
• Actualizar o corregir información inexacta o incompleta.
• Solicitar la eliminación de sus datos cuando no sea requerida su conservación.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

12 Transferencia Internacional de Datos

Al usar servicios integrados como proveedores de nube, modelos de IA, pasarelas de pago o plataformas de mensajería, los datos pueden procesarse en servidores fuera de Colombia. Estos proveedores operan bajo estándares internacionales de seguridad y privacidad reconocidos. SSP Autómata S.A.S. no realiza transferencias internacionales adicionales sin base legal o consentimiento del titular.

13 No Venta de Datos

SSP Autómata S.A.S. certifica expresamente que:

• No vende información de usuarios ni de clientes a terceros.
• No comparte datos con terceros no autorizados.
• No usa datos con fines crediticios ni de scoring financiero.
• No realiza perfilamiento comercial de sus usuarios.

14 Menores de Edad

El servicio está dirigido a personas mayores de edad y a empresas. SSP Autómata S.A.S. no recopila ni trata intencionalmente datos de menores de 18 años. Si se detecta que un menor ha proporcionado información, esta será eliminada de forma inmediata.

15 Cambios a Esta Política

SSP Autómata S.A.S. puede modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios serán notificados mediante aviso en el sitio web o por correo. El uso continuado del servicio tras la notificación implica la aceptación de los cambios.